Si vous avez l’habitude de n’envoyer des emails qu’à vos amis et à votre famille, peut-être n’avez-vous aucune idée de ce qu’est un email formel ! Ce n’est pas tout à fait la même chose qu’une lettre commerciale mais cela s’en rapproche. La clarté, la concision et l’exactitude sont les clés pour réussir à écrire un bon email formel.
Pour savoir comment rédiger ce type d’emails, lisez donc la suite !
1. Utilisez une adresse email neutre.
Votre adresse email doit être une variante de votre nom réel et non un pseudonyme ou un surnom. Utilisez un point, un tiret ou un tiret bas (touche 8) pour créer une adresse email qui correspondra exactement à votre nom et prénom (dans l’ordre que vous souhaitez). N’ajoutez pas de chiffre ou de lettre si possible. Par exemple : Christian_Jardin, Pauline-Marcier, Marie-Pierre.Lefort.
N’utilisez pas une adresse email qui ne ferait pas du tout professionnelle. Personne ne vous prendra au sérieux si vous répondez avec une adresse email personnelle du type James.bond-MI4@yahoo.fr ou Batman_theDarkKnight@aol.com.
2. Dans l’en-tête «Objet» ou «Sujet» de votre email, écrivez un titre court et précis.
Évitez d’en dire trop dans l’en-tête du message mais assurez-vous que le sujet soit clair pour une personne que vous connaissez peu ou pas du tout et qu’il reflète bien le contenu de votre email. Si possible, incluez un mot-clé qui facilitera la mémorisation du contenu de l’email et/ou sa recherche dans une boîte de réception archipleine. Par exemple, «Réunion du 12 mars» sera suffisamment explicite pour que l’email ne soit pas confondu avec un autre mais il ne sera pas trop précis au point d’être confus pour le destinataire. Exemple d’un sujet trop détaillé à éviter: «Planning, liste des invités, requêtes pour le déjeuner et exposé sommaire de la réunion du 12 mars».
3. Utilisez une formule d’appel appropriée pour débuter votre message.
Il est préférable de s’adresser au destinataire par son nom. Utilisez le titre de la personne (Monsieur, Madame, Mademoiselle, Docteur, Maître, etc.) puis son nom suivi d’une virgule. Vous pouvez éventuellement faire précéder le titre par «Cher» ou «Chère», selon la personne à qui vous vous adressez et l’objet de votre email. «Bonjour M. ou Mme X» est également acceptable dans un email. Ne vous adressez pas directement au destinataire par son prénom mais par son nom de famille, à moins que vous ne le connaissiez déjà bien. Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire et que vous ne savez pas non plus s’il s’agit d’un homme ou d’une femme, utilisez la formule standard «Madame, Monsieur,» ou «Chère Madame, cher Monsieur,» suivie d’une virgule.
4. Introduisez-vous rapidement dans le premier paragraphe si nécessaire.
Expliquez aussi brièvement pourquoi vous écrivez cet email et comment vous avez trouvé l’adresse email de votre destinataire. Par exemple:
«Je m’appelle Nadia Hadaoui. Je me permets de vous contacter suite à votre annonce pour le poste d’Assistant administratif parue sur le site Monster.fr.»
«Je m’appelle Hugo Li. Je vous écris au sujet d’une citation à comparaître au Tribunal d’Instance de Clichy pour refus de paiement d’une amende que j’ai reçue le 2 janvier 2013. J’ai trouvé votre adresse email sur le site internet du Tribunal en question.»
5. Rédigez maintenant votre message complet.
Assurez-vous d’aller directement aux faits. Vous ne devez en effet pas tourner autour du pot ou vous répéter sans cesse. Si votre message ne va pas droit au but et qu’il est confus, le lecteur risquera de ne faire que le survoler sans prêter attention aux détails importants. Pour que votre email soit plus clair, cohérent et facile à lire, essayez de l’organiser en paragraphes qui correspondront chacun à un thème différent.
Votre email ne doit pas dépasser les 5 paragraphes et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases.
Sautez une ligne entre chaque paragraphe. Il n’est en revanche pas nécessaire de faire des alinéas. Ils risqueraient de toute façon d’être supprimés automatiquement lors du transfert de l’email.
Assurez-vous d’éviter tout langage familier. Vous devez utiliser un langage relativement soutenu.
6. Utilisez une formule de politesse appropriée pour terminer votre message.
Celle-ci dépendra de votre niveau d’intimité avec le destinataire. Vous pouvez par exemple écrire :
«Cordialement,»
«Bien cordialement,»
«Sincères salutations,»
«Salutations distinguées,»
«Bien à vous,»
«Salutations cordiales,»
7. Signez avec votre nom complet.
Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Si vous n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou site internet, incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message. Si votre email est à caractère professionnel, n’incluez l’adresse de votre site internet ou de votre blog que s’il est lié à votre carrière et non s’il traite de vos loisirs ou de vos centres d’intérêt.
8. Relisez votre message pour corriger le contenu.
Assurez-vous que vous n’avez oublié aucune information importante et que vous ne vous êtes pas répété. Il vous sera très utile de relire votre email à voix haute ou de le faire lire par quelqu’un d’autre. Il est en effet toujours bénéfique d’avoir l’avis d’une tierce personne.
9. Relisez votre message pour corriger les fautes de grammaire, de conjugaison et d’orthographe.
Si votre fournisseur de messagerie ne propose pas de programme pour vérifier l’orthographe et la grammaire de vos emails, copiez et collez votre message sur un logiciel de traitement de texte et faites une vérification automatique puis recopiez-le et recollez-le dans votre email une fois qu’il est corrigé. Ne vous fiez toutefois pas à 100% aux correcteurs automatiques car ils font aussi des erreurs!
Source de cet article: Wikihow.
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