Écrire une lettre

a) L’adresse d’un particulier :
Monsieur/Madame/Mademoiselle + prénom + nom
Monsieur et Madame
n°, nom de la rue
code postal, VILLE
pays (éventuellement)

b) L’adresse d’une entreprise ou d’un service public ou privé :
nom de l’entreprise
n°, nom de la rue
boîte postale (éventuellement)
code postal, VILLE CEDEX
pays (éventuellement)

c) L’adresse d’un responsable de l’entreprise désigné par sa fonction :
Monsieur le fonction
Madame la
nom de l’entreprise
n°, nom de la rue
code postal, ville, CEDEX
pays (éventuellement)

2. La date
Lyon, le 17 novembre 2022
Paris, le 1er octobre 2022
Macerata, le 18/12/22

3. Le code postal et le CEDEX

a) hors Paris
67000 STRASBOURG
13632 ARLES

Le CEDEX indique une distribution particulière : celle du courrier d’entreprise à distribution exceptionnelle.
Entièrement gratuit et d’une amplitude d’ouverture plus étendue que celle du service des boîtes postales, ouvertes seulement dans les heures d’ouverture des guichets, le CEDEX est réservé aux usagers qui reçoivent chaque jour une importante correspondance.

b) à Paris
75 002 PARIS
75 676 PARIS CEDEX 16
75 014 PARIS

4. Comment commencer et finir une lettre

a) Formules d’appellation
* à une personne qu’on connaît un peu, un supérieur : Monsieur, / Madame, / Mademoiselle,
* à une administration, une entreprise : Messieurs,
* au responsable d’une entreprise désigné par sa fonction :
Monsieur le Directeur,
Madame la Directrice,
Monsieur le Chef du personnel,

b) Formules finales :
* Lettre à une personne connue du scripteur (relation de travail, personne de connaissance…) :
Veuillez croire, Madame, à l’assurance de mes sentiments distingués.
Recevez, chère Madame, l’expression de mes sentiments les plus respectueux.
Recevez, Monsieur, mes sincères salutations.
Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de mes meilleurs sentiments.
Croyez, cher Monsieur, à l’expression de mes sentiments les meilleurs.

* Lettre à quelqu’un que le scripteur ne connaît pas, ou bien à une personne connue envers laquelle on doit marquer de la déférence :
Veuillez agréer, Monsieur, mes sincères salutations.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’assurance de ma parfaite considération.
Veuillez agréer, Madame, l’assurance de ma respectueuse considération.
Veuillez croire, Madame, à mon sincère dévouement.

c) Dans un fax ou un mail
Cordialement.
Bien amicalement.
Amicalement.

5. Les abréviations
Monsieur = M. ou M
Messieurs = MM. ou MM
Madame = Mme
Mesdames = Mmes
Mademoiselle = Melle ou Mlle ou Mle
Mesdemoiselles = Melles ou Mles ou Mles
Maître = Me
Docteur = Dr
Directeur = Dir. ou Dir
Compagnie = Cie
Établissements = Ets
Société = Sté ou Soc. ou Soc
Société anonyme = S.A. ou S. A. ou SA
Société à responsabilité limitée = S.A.R.L. ou S. A. R. L. ou SARL
Expéditeur = Exp.
Boîte postale = B.P.
Avenue = Av. ou av. ou Av ou av
Boulevard = Bd ou bd
Faubourg = Fg ou fg
Place = Pl. ou pl. ou Pl ou pl
Route = Rte ou rte
Bâtiment = bt
Square = Sq. ou sq. ou Sq ou sq
Cours = crs
Nos références = Nos réf. ou n/réf. ou N/réf.
Vos références = Vos réf. ou v/réf. ou V/réf.
Objet = Obj.
Pièces jointes en annexe = PJ – Ann.
Par procuration = P/P ou PP. ou pp.
Par ordre = P/O ou p/o

6. Le début d’une lettre

a) Sans rappel de correspondance antérieure
Nous avons le plaisir de…
Nous vous serions obligés de…
Voulez-vous avoir l’amabilité de…
Vous trouverez ci-joint…
Nous vous remettons…
Nous venons de recevoir…
Nous avons appris de…
… vous informer que…
… nous faire savoir (si)…
… nous renseigner sur/au sujet de…

b) Réponse à une lettre reçue
Nous vous remercions de votre lettre du…
par laquelle vous nous informez que…
En réponse à votre lettre du 12 juin courant au sujet de…, nous nous empressons de…
Votre lettre s’est croisée avec la nôtre de même date
Nous regrettons d’apprendre par votre lettre du… que
Nous sommes très étonnés d’apprendre que…

c) Rappel d’une correspondance en suspens
Comme suite à notre lettre du…, nous désirons vous informer que …
Dans notre lettre du…, nous vous avons demandé
Par notre lettre du…, nous vous avons informé que…
Depuis notre lettre du…, nous avons appris de bonne source que…
Depuis un certain temps déjà, nous restons sans nouvelles de votre Société au sujet de…
Vous nous avez fait savoir dans votre lettre du… que vous vous intéressiez à notre/nos…

7. Le corps de la lettre

a) Informations
– Nous avons appris par… que…
– une demande de renseignements
– Nous nous permettons de vous signaler que…
– Nous vous informons également que…
– Comme nous vous en avons avisés hier,…
– D’après les renseignements qui nous sont parvenus de…
– Nous apprenons de source sûre que…
– Il semble que…
– Veuillez noter que…
– Cependant, nous remarquerons que…

b) Informations souhaitées
– Veuillez nous dire par retour du courrier si…
– Merci de
– Dans ces circonstances, il est indispensable que…
– A titre d’information, voulez-vous avoir l’obligeance de nous faire savoir…

c) Regrets
– Nous regrettons de savoir que…
– Nous regrettons vivement d’apprendre par V/ lettre du… que…
– Nous sommes au regret de vous dire que…
– A notre grand regret, nous ne sommes pas à même de vous donner les renseignements demandés.
– Nous regrettons de ne pouvoir encore répondre définitivement à votre lettre au sujet de l’affaire ci-dessus mentionnée
– Nous avons le vif regret de…
– Nous vous prions de bien vouloir accepter nos excuses.

d) Confirmation
– Selon votre demande, nous vous envoyons… notre accord
– Nous avons noté avec intérêt…
– Nous prenons bonne note de vos observations au sujet de…
– Nous vous saurions gré de nous confirmer que…
– Nous vous accusons réception de…

e) Rappel
– Nous désirons vous rappeler notre lettre du… par laquelle nous vous avions demandé de…
– Nous attirons votre attention sur le fait que nous n’avons pas encore reçu votre réponse à notre question/propostion…
– Nous nous permettons de vous rappeler que…
– Nous sommes au regret de vous rappeler que…